एक परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर विभिन्न उपकरणों के माध्यम से योजना और क्रियान्वयन को सुव्यवस्थित करता है: समय-निर्धारण, समय पर अलर्ट के माध्यम से समय-सीमा प्रबंधन, बजट और संसाधन नियंत्रण, आंतरिक और बाह्य संचार उपकरण, ये कुछ ऐसी विशेषताओं के उदाहरण हैं जो एक प्रबंधक को एक ही छत के नीचे सब कुछ ट्रैक करने और परियोजना की सफलता सुनिश्चित करने की अनुमति देते हैं।
इस तरह के सॉफ़्टवेयर वितरित टीमों के बीच वास्तविक समय संचार और सहयोग को भी बढ़ावा देते हैं, चुनौतियों के आने पर संरेखण और त्वरित समाधान में सुधार करते हैं। साथ ही, वे क्लाइंट के साथ प्रोजेक्ट विवरण साझा करने की अनुमति देते हैं ताकि उन्हें प्रगति, मील के पत्थर और डिलीवरेबल्स तक पहुंच मिल सके, जिससे पूरा प्रोजेक्ट जीवनचक्र पारदर्शी हो जाता है।
चाहे अनुसंधान सुझाव है कि एक विश्वसनीय सॉफ्टवेयर प्रोग्राम होने से परियोजना विफलता 10% और स्कोप क्रिप 17% तक कम हो जाती है, लगभग 44% परियोजना प्रबंधक इसके महत्व को नहीं समझते हैं। व्यावसायिक सेवाओं के क्षेत्र में, डिलीवरेबल्स की जटिलता को देखते हुए इसकी भूमिका और भी महत्वपूर्ण है।
